5 Tipps für erfolgreiche Kunden-Workshops

Gelungene Workshops benötigen mehr als Flipcharts und Moderationskarten

Auch bei mindtwo machen wir stets gute Erfahrung mit Kunden-Workshops, denn sie sind ein ausgezeichnetes Mittel, kreativen Input und neue Ideen freizusetzen. Gleichzeitig sind sie in vielen Punkten sehr flexibel was äußere Umstände wie Zeitpunkt, Dauer, Rahmen, Ort und Zweck angeht. Doch ein Kreativ- Workshop steht und fällt immer mit der spezifischen Workshop-Durchführung. Mit einigen, erfolgreich erprobten Tipps können die Ergebnisse deutlich verbessert werden, um einen optimalen Workflow und die gewünschten Resultate zu erzielen.

1. Alle Teilnehmer mitnehmen und herausfordern

Ein Workshop ist ein ganz anderer Veranstaltungstyp als beispielsweise ein Vortrag, ein Meeting oder eine Schulung. Alle Beteiligten sollen ihre speziellen individuellen Fähigkeiten einbringen können und dürfen. Selbst wenn einzelne Mitglieder Vorbehalte haben und das Ziel für unerreichbar halten, sollten sie zu einer aktiven und konstruktiven Mitarbeit motiviert werden. Das bedeutet, dass einerseits das Ziel entsprechend genau definiert sein muss, andererseits allen ihre individuelle Bedeutung für den Erfolg vor Augen geführt wird. Auf lange Redebeiträge einzelner oder gar Präsentationen ist sinnvollerweise zu verzichten. Ein Kreativ-Workshop ist schließlich eine Gemeinschaftsleistung - bei langen Monologen droht nicht allein die Gefahr, dass einzelne ihre Konzentration auf andere Dinge richten. Manche Teilnehmer ziehen sich auch zurück und überlassen die Verantwortung und Initiative den anderen. Dadurch geht wertvolles Potential verloren, das gerade durch einen Workshop gefördert und nicht gebremst werden soll. Mehr als bei anderen Treffen gilt hier: Der Weg ist das Ziel und das soll von allen gemeinsam erreicht werden.

2. Einen gut organisierten Zeitplan erstellen

Nicht ist tödlicher für eine kreative Stimmung als ein zu streng strukturierter Zeitplan, bei dem in regelmäßigen Abständen Zwischenziele absolviert werden müssen. Ein guter Leiter zeichnet sich auch durch eine flexible Zeitplanung aus, die mitunter auch Abschweifungen zulässt. Deshalb sollten ausreichend Pausen eingeplant werden und weniger wichtige Ergebnisse an das Ende des Ablaufs rücken. Auf diese Weise behält der Kreativ-Workshop die notwendige Flexibilität und Sie sind nicht dazu gezwungen, gegen Ende unter Druck noch schnell Resultate zu produzieren. Die wichtigsten Unterpunkte sollten deshalb in die Tagesplanung eingebettet werden, um einen angenehmen und gleichzeitig dauerhaft produktiven Verlauf zu ermöglichen. Auf diese Weise können alle Teilnehmer nach einer kurzen Einführung ihre noch frischen Energien auf die entscheidenden Fragen lenken und haben darüber hinaus noch ausreichend Spielraum, um bei schweren Problemen oder unvermeidlich auftretenden Engpässen an Ideen in einer kleinen Pause neue Kraft zu tanken.

3. Klare Aufgaben und Ziele definieren

Wenn die Teilnehmer den Zweck des Workshops nicht erkennen können, reagieren einige unkooperativ oder nehmen nicht aktiv am kreativen Geschehen teil. Deshalb müssen die Aufgabe, das Ziel und die Ergebnisse so eindeutig definiert sein, dass jedem der Sinn der Veranstaltung einleuchtet. Es ist wenig ratsam, die Ziele zu allgemein oder zu weit zu fassen. Zweifeln einzelne Teilnehmer am Sinn und Zweck des Kreativ-Workshops, dann sollte ihnen vor Augen geführt werden, welchen wichtigen Beitrag sie für die gemeinsame Lösung des Problems leisten und dass sie mit ihrer kreativen Arbeit und ihrem Wissen zur das Zielerreichung beitragen.

4. Gewohnte Pfade verlassen

Es erscheint sinnvoll, dass sich in einem Kreativ-Workshop die Experten eines Teilziels miteinander beratschlagen. Das sind aber in der Regel auch genau die Personen, die sich ohnehin meist schon austauschen und die Ideen und Gedanken des anderen schon untereinander bekannt sind. Gerade in einem kreativen Projekt-Workshop sollte deshalb die Gelegenheit genutzt werden, diese Strukturen aufzubrechen und neuen Ideen und Input entstehen zu lassen. Wirklich neue Ideen entstehen am ehesten dann, wenn auch Querdenker an der Diskussion teilnehmen, um neuartige Lösungsansätze mitzubringen. Das bedeutet zwar am Anfang unter Umständen eine etwas längere Einarbeitung in das Workshop-Thema, verhindert aber letztendlich zuverlässig ein Zurückfallen in die Routine und antrainierte Denkweisen. Ein guter Moderator sollte deshalb auch regelmäßig Teilnehmer nach ihrer Meinung fragen, die sich eher passiv verhalten oder auf den ersten Blick nicht direkt mit der Lösung zu tun haben scheinen.

5. Eine kreative Umgebung schaffen

Besprechungsräumer oder die eigenen Büroräume haben auf den ersten Blick zwar gewisse Vorteile, können für einen Kunden-Workshop aber letztendlich eher ungeeignet sein. Es verleitet zur Routine und regt wenig an, bekannte Pfade zu verlassen. Eine unbekannte Umgebung hingegen weckt nicht nur die Neugierde, sondern hilft auch bei der Suche nach neuen Standpunkten und alternativen Lösungsmöglichkeiten. Damit diese auch nicht verloren gehen, sollten alle Teilnehmer die Möglichkeit bekommen, Notizen zu machen und ihre Gedanken möglichst großflächig den anderen zu präsentieren. Empfehlenswert sind dazu etwa Whiteboards und große Moderationswände, auf denen spontane Einfälle rasch aufgezeichnet und vorgestellt werden können. Wenig hilfreich ist dagegen ein einzelnes, zentrales Whiteboard - flüchtige und oft hilfreiche Ideen gehen verloren, wenn sich alle gemeinsam eine Schaufläche teilen müssen.

Neue Ideen stehen bei einem Kreativ-Workshop im Mittelpunkt

Es geht bei einem Workshop keinesfalls darum, bekanntes Wissen aufzuzeichnen oder verschiedene Expertisen zusammenzuführen. Ein Workshop richtet sich auf Aktivität, Kollaboration und Kreativität. Mit diesen Tipps können Sie dazu beitragen, eine Atmosphäre zu schaffen, in der sich genau diese Eigenschaften entfalten können. Sie tragen dazu bei, einen flexiblen und zugleich zielorientierten Rahmen zu schaffen. Gefragt ist interdisziplinäres, freies Denken ohne übermäßigen Druck, um das Potential eines Workshops voll ausschöpfen zu können.

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