Webagentur vs. Inhouse-Entwicklung: Was ist effizienter?

Viele Unternehmen stehen vor einer entscheidenden Frage: Sollten sie eine externe Webagentur beauftragen oder die Webentwicklung lieber inhouse umsetzen? Beide Wege haben ihre eigenen Stärken, Herausforderungen und Auswirkungen auf Budget, Flexibilität und langfristige Ziele. Doch welche Wahl ist wirklich effizienter und bringt Ihr Unternehmen weiter voran?

In diesem Artikel tauchen wir tief in das Thema ein, vergleichen die Vor- und Nachteile beider Ansätze und bieten Ihnen wertvolle Einblicke, damit Sie die für Ihr Unternehmen beste Entscheidung treffen können. Egal, ob Sie am Anfang eines neuen Projekts stehen oder über eine Neuausrichtung nachdenken – dieser Leitfaden hilft Ihnen, Klarheit zu gewinnen.

Was bedeutet Inhouse-Entwicklung?

Inhouse-Entwicklung bezieht sich auf die vollständige Durchführung von Entwicklungsprojekten, wie zum Beispiel der Erstellung und Wartung von Webanwendungen und Websites, innerhalb des Unternehmens. Dabei übernimmt ein internes Team aus Entwicklern, Designern, Projektmanagern und anderen Spezialisten die gesamte Arbeit – von der ersten Konzeptphase über die Umsetzung bis hin zur laufenden Wartung und Optimierung der digitalen Produkte. Diese interne Lösung gibt Unternehmen die Möglichkeit, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die exakt auf ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt sind.

Im Gegensatz zu externen Dienstleistern oder Webagenturen, die auf Projektbasis arbeiten, sind die Mitarbeiter eines Inhouse-Teams fest in die Unternehmenskultur integriert und arbeiten exklusiv für das Unternehmen. Sie sind nicht nur Entwickler oder Designer, sondern Teil des gesamten Geschäftsprozesses und können die langfristigen Ziele und Anforderungen des Unternehmens besser nachvollziehen und umsetzen.

Vorteile der Inhouse-Entwicklung

1. Volle Kontrolle

Ein wesentlicher Vorteil der Inhouse-Entwicklung besteht darin, dass das Unternehmen die volle Kontrolle über den Entwicklungsprozess hat. Entscheidungen können schnell und direkt getroffen werden, ohne dass Abstimmungsrunden mit externen Partnern notwendig sind. Dies ermöglicht es, Prioritäten und Arbeitsmethoden flexibel anzupassen. Zudem können Änderungen und neue Anforderungen direkt im Entwicklungsprozess berücksichtigt werden, ohne Verzögerungen durch externe Dienstleister.

Inhouse-Teams arbeiten häufig eng mit anderen Abteilungen zusammen, wodurch Synergien entstehen und das Endprodukt besser an die internen Prozesse und Ziele angepasst werden kann. Dies führt zu einer höheren Effizienz und zu Ergebnissen, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens oft besser gerecht werden als generische Lösungen von außen.

2. Schnelle Anpassungen

Durch die enge räumliche und organisatorische Anbindung an das Unternehmen können interne Teams besonders schnell auf Änderungen reagieren. Ob es sich um kurzfristige Anpassungen oder die Implementierung neuer Funktionen handelt – ein Inhouse-Team kann flexibel und sofort agieren, ohne dass lange Kommunikationswege oder vertragliche Neuverhandlungen nötig sind. Das ist insbesondere in dynamischen Geschäftsumfeldern ein entscheidender Vorteil.

Diese Nähe zum Tagesgeschäft ermöglicht es, schnell auf Marktveränderungen oder Kundenanforderungen zu reagieren und den digitalen Auftritt entsprechend anzupassen. Dies kann gerade in wettbewerbsintensiven Branchen ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.

3. Unternehmensspezifisches Know-how

Ein interner Entwickler oder Designer kennt die internen Abläufe, die Unternehmenskultur und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens genau. Dieses tiefgehende Verständnis ermöglicht es dem Inhouse-Team, digitale Lösungen zu entwickeln, die perfekt auf die internen Geschäftsprozesse abgestimmt sind. Das Team ist in die langfristige strategische Planung involviert und hat ein tiefes Verständnis für die Ziele und Herausforderungen des Unternehmens.

Ein internes Team kann zudem durch direkte und kontinuierliche Rückmeldung aus anderen Abteilungen schnell Anpassungen vornehmen und Projekte präziser umsetzen. Diese Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg fördert das Entstehen von Lösungen, die nicht nur technisch funktionieren, sondern auch die operativen Bedürfnisse der Mitarbeiter und Kunden optimal berücksichtigen.

Nachteile der Inhouse-Entwicklung

1. Hohe Fixkosten

Die Inhouse-Entwicklung bringt erhebliche Fixkosten mit sich. Die Einstellung und Schulung eines internen Teams ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch teuer. Unternehmen müssen nicht nur Gehälter zahlen, sondern auch in die kontinuierliche Weiterbildung investieren, damit das Team mit den technologischen Entwicklungen Schritt halten kann. Hinzu kommen zusätzliche Kosten für Infrastruktur, Softwarelizenzen und Arbeitsmittel.

Besonders bei spezialisierten Aufgaben wie der Implementierung neuer Technologien oder der Integration von Schnittstellen können zusätzliche Ressourcen benötigt werden, die die Kosten weiter erhöhen. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) stehen oft vor der Herausforderung, ein internes Team finanziell auf einem konkurrenzfähigen Niveau zu halten, was gerade in stark umkämpften Arbeitsmärkten schwierig sein kann.

2. Engpässe bei Fachwissen

Auch wenn ein Inhouse-Team viele Vorteile bietet, besteht häufig die Herausforderung, dass nicht alle benötigten Kompetenzen intern abgedeckt werden können. Besonders bei technologisch komplexen oder sehr spezialisierten Projekten stoßen interne Entwicklerteams oft an ihre Grenzen. Es ist unwahrscheinlich, dass ein kleines Inhouse-Team in der Lage ist, auf allen Gebieten (z.B. Frontend, Backend, UX/UI, Security, SEO) Expertenwissen bereitzustellen.

Die Folge können Verzögerungen, qualitative Einbußen oder die Notwendigkeit sein, externes Fachwissen hinzuzuziehen – was den ursprünglichen Vorteil der internen Kontrolle und Flexibilität verringern kann. Auch die Innovationsfähigkeit kann leiden, wenn das Team nicht regelmäßig durch frische Impulse von außen inspiriert wird.

3. Wartung und Weiterentwicklung

Die Verantwortung eines Inhouse-Teams endet nicht mit dem Abschluss eines Projekts. Stattdessen müssen bestehende Systeme kontinuierlich gewartet und weiterentwickelt werden. Sicherheitsupdates, Performance-Optimierungen und die Integration neuer Funktionen sind ständige Aufgaben, die Ressourcen binden. Dies kann dazu führen, dass das Team überlastet wird, insbesondere wenn parallel neue Projekte gestartet werden.

Die Herausforderung besteht darin, das richtige Gleichgewicht zwischen der Pflege bestehender Systeme und der Entwicklung neuer Lösungen zu finden. Dies erfordert eine vorausschauende Ressourcenplanung und kann dazu führen, dass Prioritäten gesetzt werden müssen, was wiederum die Innovationsgeschwindigkeit beeinträchtigen kann.

Was bietet eine Webagentur?

Eine Webagentur ist ein externes Unternehmen, das sich auf die professionelle Erstellung und Pflege von Websites und Webanwendungen spezialisiert hat. Solche Agenturen bieten weit mehr als nur die reine Programmierung: Sie verstehen sich als strategische Partner, die Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation unterstützen. Die Dienstleistungen einer Webagentur decken ein breites Spektrum ab und reichen von der Konzeption über das Design bis hin zur technischen Umsetzung und laufenden Optimierung. Diese umfassenden Angebote machen eine Webagentur zu einem wertvollen Partner, besonders in einer Zeit, in der die digitale Präsenz eines Unternehmens maßgeblich über dessen Erfolg mitentscheidet.

Breites Dienstleistungsspektrum

Webagenturen bieten in der Regel eine Vielzahl von Services an, die weit über die reine Webentwicklung hinausgehen. Hierzu zählen:

• UX/UI-Design: Benutzerfreundlichkeit und ansprechendes Design sind entscheidend für den Erfolg einer Website oder Webanwendung. Webagenturen verfügen über spezialisierte Designer, die moderne und intuitive Benutzeroberflächen schaffen, die sowohl ästhetisch ansprechend als auch funktional sind.
• Online-Marketing: Eine erfolgreiche Website ist mehr als nur eine digitale Visitenkarte. Sie muss auch gefunden werden. Webagenturen bieten Dienstleistungen im Bereich Suchmaschinenoptimierung (SEO), Suchmaschinenwerbung (SEA) und Content-Marketing an, um sicherzustellen, dass die Website nicht nur technisch einwandfrei ist, sondern auch das gewünschte Publikum erreicht.
• Strategische Beratung: Die Digitalisierung verändert sich ständig. Webagenturen bringen nicht nur technisches Know-how mit, sondern auch strategische Beratung, um Unternehmen bei der Planung und Umsetzung ihrer digitalen Vorhaben zu unterstützen. Dies kann die Entwicklung einer langfristigen Online-Strategie, die Auswahl der richtigen Technologien oder die Planung von Skalierungsstrategien umfassen.

Vorteile einer Webagentur:

1. Spezialisiertes Know-how

Webagenturen zeichnen sich durch ihre hohe Spezialisierung aus. Sie beschäftigen Experten in unterschiedlichen Disziplinen – von Entwicklern über Designer bis hin zu Online-Marketing-Spezialisten. Dieses breite Spektrum an Fachwissen erlaubt es der Agentur, auf eine Vielzahl von Herausforderungen und Bedürfnissen einzugehen. Unternehmen profitieren so von einem umfassenden Know-how, das intern nur schwer abzudecken wäre. Vor allem bei Projekten, die mehrere Bereiche gleichzeitig betreffen, ist das interdisziplinäre Fachwissen einer Webagentur von unschätzbarem Wert.

2. Skalierbarkeit

Eines der größten Vorteile von Webagenturen ist ihre Fähigkeit, Projekte in verschiedenen Größenordnungen zu bewältigen. Egal ob es sich um ein kleines Webprojekt oder eine umfangreiche Webanwendung handelt – eine Agentur kann flexibel zusätzliche Ressourcen bereitstellen oder die Projektteams verkleinern, je nach aktuellem Bedarf. Diese Flexibilität ist besonders in Wachstumsphasen oder bei saisonalen Schwankungen wertvoll, da die Agentur schnell auf Veränderungen reagieren kann, ohne dass das Unternehmen seine eigene Personalstruktur anpassen muss.

3. Effizienz und Innovation

Webagenturen arbeiten kontinuierlich an einer Vielzahl von Projekten für unterschiedliche Kunden. Diese Diversität ermöglicht es ihnen, immer wieder neue Lösungen zu entwickeln und von Best Practices zu lernen. Die gewonnenen Erkenntnisse und Innovationen können sie in neue Projekte einbringen, was die Effizienz steigert und die Qualität der Lösungen verbessert. Unternehmen profitieren von dieser Innovationskraft und der Agilität, die Agenturen mitbringen. So können sie moderne Technologien und Methoden nutzen, ohne selbst in teure Schulungen oder Forschung investieren zu müssen.

4. Kostenflexibilität

Webagenturen bieten den Vorteil, dass sie in der Regel projektbasiert arbeiten. Dies erlaubt es Unternehmen, die Kosten besser zu kontrollieren und an die jeweiligen Anforderungen anzupassen. Anstatt kontinuierliche Gehaltszahlungen an ein festes Team zu leisten, können Unternehmen die Ausgaben flexibel gestalten und genau dort investieren, wo es notwendig ist. Für viele Unternehmen, insbesondere für kleinere und mittelständische Betriebe, ist dies ein großer Vorteil, da es ihnen ermöglicht, ihre Ressourcen gezielt und effizient einzusetzen.

Nachteile einer Webagentur:

1. Weniger direkte Kontrolle

Ein wesentlicher Nachteil bei der Zusammenarbeit mit einer externen Webagentur ist der potenzielle Kontrollverlust. Da die Entwicklung und Umsetzung außerhalb des Unternehmens erfolgt, müssen klare Kommunikationsstrukturen etabliert werden, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen. Unternehmen müssen daher besonders auf eine präzise Projektplanung und regelmäßige Abstimmungen achten, um Missverständnisse zu vermeiden und das Projekt erfolgreich zu steuern. Ein gutes Projektmanagement ist hier unerlässlich, um die Kontrolle über das externe Team zu wahren.

2. Abhängigkeit von Externen

Eine weitere Herausforderung kann die Abhängigkeit von externen Partnern darstellen, besonders bei langfristigen Projekten. Wenn die Beziehung zur Agentur nicht gut gepflegt wird oder die Agentur ihre Prioritäten ändert, könnte dies die Kontinuität und Qualität des Projekts beeinträchtigen. Unternehmen sollten daher darauf achten, gute Vertragsbedingungen zu verhandeln und regelmäßige Updates sowie ein transparentes Reporting einzufordern. Es empfiehlt sich, langfristige Partnerschaften mit vertrauenswürdigen Agenturen wie mindtwo einzugehen, um diese Risiken zu minimieren.

Die hybride Lösung

Viele Unternehmen setzen heutzutage auf einen hybriden Ansatz, der die Vorteile der Inhouse-Entwicklung mit den Stärken einer externen Webagentur kombiniert. Diese Lösung hat sich besonders für Unternehmen bewährt, die sowohl auf die interne Kontrolle als auch auf das Fachwissen und die Flexibilität externer Experten angewiesen sind.

1. Unterstützung und Entlastung für Inhouse-Teams

In vielen Projekten, insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen, sehen wir, wie wichtig die Zusammenarbeit zwischen einem Inhouse-Team und einer Webagentur sein kann. Interne Entwicklerteams übernehmen oft die strategische Ausrichtung und die Pflege von langfristigen, unternehmensspezifischen Systemen. Gleichzeitig fehlt es ihnen manchmal an Ressourcen oder Spezialwissen, um größere oder technisch besonders anspruchsvolle Projekte zu bewältigen. Hier kann eine Webagentur unterstützend eingreifen.

Eine Webagentur wie mindtwo kann Inhouse-Entwickler entlasten, indem sie zusätzliche Ressourcen bereitstellt und technische Spezialaufgaben übernimmt. Dabei kann die Agentur gezielt für bestimmte Teilprojekte hinzugezogen werden, während das interne Team die Übersicht und Kontrolle behält. Dies ermöglicht es Unternehmen, auch größere Projekte effizient umzusetzen, ohne das Inhouse-Team zu überlasten.

2. Sparringpartner für Best Practices

Kleine Entwicklerteams, die oft in einem begrenzten technologischen Umfeld arbeiten, schätzen es, einen Sparringpartner zur Seite zu haben. Eine Webagentur kann nicht nur als zusätzliche Arbeitskraft agieren, sondern auch als beratende Instanz. Durch den regelmäßigen Austausch können Agenturen Best Practices vermitteln, neue Technologien einführen und das interne Team dabei unterstützen, sich weiterzuentwickeln. Diese Zusammenarbeit fördert nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern stärkt langfristig auch die Fähigkeiten des Inhouse-Teams.

3. Flexibilität bei der Projektaufteilung

Der hybride Ansatz erlaubt eine flexible Aufteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Abhängig vom Projekt können Unternehmen entscheiden, ob die Webagentur ein komplettes Projekt übernimmt oder ob beide Teams Hand in Hand an einem großen Vorhaben arbeiten.

• Aufteilung kompletter Projekte: In diesem Fall kann das Inhouse-Team sich auf die strategischen und operativen Kernaufgaben konzentrieren, während die Agentur die technische Umsetzung übernimmt. Dies bietet den Vorteil, dass das Unternehmen sich auf sein Kerngeschäft fokussieren kann, ohne Abstriche bei der technischen Qualität machen zu müssen.

• Gemeinsame Arbeit an großen Projekten: Alternativ kann ein großes Projekt in verschiedene Phasen oder Module unterteilt werden, wobei Inhouse-Entwickler und Agentur gemeinsam arbeiten. Dies erfordert eine enge Abstimmung und klare Kommunikation, um sicherzustellen, dass beide Parteien effizient zusammenarbeiten und ihre Stärken optimal einsetzen.

4. Klare Verantwortlichkeiten als Schlüssel zum Erfolg

Eine der größten Herausforderungen im hybriden Ansatz ist die Klärung der Verantwortlichkeiten. Damit diese Art der Zusammenarbeit erfolgreich funktioniert, müssen von Beginn an klare Absprachen getroffen werden. Wer ist für welche Teilprojekte verantwortlich? Welche Entscheidungen liegen beim Inhouse-Team, welche bei der Webagentur? Wie werden Änderungen und Anpassungen kommuniziert und umgesetzt?

Eine gute Planung und ein strukturiertes Projektmanagement sind essenziell, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass beide Seiten effizient zusammenarbeiten. Regelmäßige Meetings und eine klare Dokumentation der Arbeitsschritte helfen dabei, den Überblick zu behalten und die Qualität der Arbeit zu sichern.

5. Schrittweise Entwicklung und Teamaufbau

Ein großer Vorteil des hybriden Ansatzes ist, dass Unternehmen nicht warten müssen, bis sie ein vollständiges Inhouse-Team aufgebaut haben, bevor sie mit der Entwicklung beginnen. Stattdessen können sie bereits mit der Umsetzung von Projekten starten, während parallel dazu das interne Team nach und nach erweitert wird. Dies ermöglicht einen fließenden Übergang von der anfänglichen Abhängigkeit von der externen Webagentur hin zu einer stärkeren internen Kompetenz.

Während die Webagentur die initialen Entwicklungsaufgaben übernimmt, kann das Unternehmen schrittweise qualifizierte Entwickler für das Inhouse-Team rekrutieren. Dieses Vorgehen bietet die Flexibilität, bereits jetzt Marktanforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die interne Expertise zu erweitern. Das interne Team kann in den laufenden Prozess integriert werden, indem es von der Webagentur lernt und zunehmend Verantwortung übernimmt. Auf diese Weise wird nicht nur die Effizienz maximiert, sondern auch eine kontinuierliche Weiterentwicklung sichergestellt, ohne dass wertvolle Zeit verloren geht.

Dieser sukzessive Aufbau einer hybriden Lösung bietet Unternehmen die nötige Agilität, um kurzfristig auf Marktentwicklungen zu reagieren und langfristig ihre Innovationskraft zu stärken.

Maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen

Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf die Frage, ob eine Webagentur oder die Inhouse-Entwicklung effizienter ist. Die Entscheidung sollte auf einer gründlichen Analyse der Unternehmensziele, des Projektumfangs und der verfügbaren Ressourcen basieren. Eine Webagentur kann gerade dann die effizientere Wahl sein, wenn Flexibilität, Fachwissen und eine schnelle Umsetzung gefragt sind.

Wenn Sie darüber nachdenken, Ihre Webentwicklung auszulagern, kann eine professionelle und erfahrene Webagentur wie mindtwo Ihnen dabei helfen, maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden und erfolgreich umzusetzen.